Ganz frisch von zweimal Barcamp-Moderation und Unterstützung bei der Vorbereitung teile ich mit Euch meine Learnings, die BarcampDetails. Als Ergänzung zum Blogbeitrag „Was braucht ein Barcamp“.
Oft gibt es Dinge, an die wir vorab nicht gedacht haben, oder die von der Location / unseren Partnern anders eingebracht werden. Hier hilft nur, entspannt bleiben, durchatmen, Plan A, B, C entwerfen und handeln. Ein Trost an dieser Stelle ist sicher, dass Teilnehmende ja meistens nicht wissen, was ihr cooles vorbereitet habt – und das jetzt nicht stattfindet. Für die Teilnehmenden ist es so fein, wie es ist.
Grundbedürfnisse
Was sind für mich Grundbedürfnisse? Essen, Trinken, Toiletten. Achtet darauf, dass ihr das Catering gut einsetzt. Zum Ankommen, je nach Tageszeit und Einzugsgebiet, genügend Snacks/Essen vorbereiten. Kaffee und Tee sollten nie ausgehen. Getränke in den Sessionräumen oder auf dem Gang davor entzerren. Obst und (gesunde) Kleinigkeiten entspannen das Catering-Budget. Beim Mittag-/Abendessen darauf achten, dass wenn Büfett auch die Teilnehmenden im Zeitfenster schnell an ihr Essen kommen. Vegane und vegetarische Alternativen gehören mittlerweile zum Standard. Auszeichnung der Inhaltsstoffe, auch im Kontext Unverträglichkeiten, genauso. Kleine Barcampdetails, aber wichtig :-)
Beim MelanomInfo Barcamp in Stuttgart wurde in der Feedback-Runde nach einem Ruhe-Raum gefragt. Hier solltet ihr auch sehr gut Eure Teilnehmenden im Blick haben: barrierefreie Zugänge (schwere Türen, die sich schlecht öffnen lassen!), ein Rückzugsraum für stillende Mütter, Menschen, die Ruhe brauchen oder auch kurz mal arbeiten müssen.
Zeit
Zeitplanung und Zeitmanagement sind nicht nur auf einem Barcamp wichtig. Ein Barcamp lebt vom Austausch, besonders auch in den Kaffee-Pausen und zwischen den Sessions. Daher achtet auf einen entspannten Zeitplan. Nach meiner ganz frischen Erfahrung: plant mehr Zeit für den Einstiegsblock mit Begrüßung, Erklärung, Vorstellungsrunde und Sessionplanung ein. Gerade, wenn die Teilnehmenden noch wenig Berührung mit Barcamps haben. Mindestens 15 Minuten Zeitpuffer zwischen die Sessionplanung ist fertig und Beginn der ersten Session einplanen. Viele müssen erstmal zum Sessionplan hinkommen, sich orientieren, für eine Session entscheiden. Und dann auch noch den richtigen Raum finden. Bei der Vorstellungsrunde hängt viel von der Einführung dazu ab, wie ausführlich Teilnehmende das Vorstellen aus dehnen. Mikrofon hilft Menschen besser zu verstehen. Ich mach’ immer meine Runden durch die Sessionräume und gebe Bescheid „noch 10 / noch 5 Minuten“. In Stuttgart hatte ich ein sehr tolles Support-Team, die das übernahmen. Mir ist dann auch beim Barcamp in Stuttgart beim Beschriften des Sessionplanes aufgefallen, dass Sessions in der Planung 45 + 15 Minuten Wechselzeit bekamen und dann die Kaffeepause noch dazu. Die Zeit hätte uns zu Beginn gutgetan. Also mein Ratschlag: Wirklich mit der Hand den Zeitplan nochmals aufschreiben und überprüfen. Dann entgehen Euch keine Barcampdetails.
Sessionplanung und Sessionplan
Ich würde pro 20 Teilnehmende mit mindestens 1 Sessionraum planen. Der große Saal sollte eher Reserve als Sessionraum sein. Ein Raum als Reserve, z.B. an der Kaffeemaschine, hilft. An den Sessionplänen seht ihr, dass eine Pinwand schon sehr knapp für 4 Sessionräume ist. Gerade, wenn wie hier aufgrund der begrenzten Räume und der zahlreichen eingereichten Sessions einige Sessions zusammengelegt wurden. Die Lesbarkeit lässt zu wünschen übrig. Ich habe bei beiden Barcamps mit farbigen Zetteln für die einzelnen Räume gearbeitet. Ich habe mittlerweile gut 10 farbige Kreppband-Rollen und die passenden Papiere. Bei vielen Barcamps werden die Sessionräume nach Sponsoren benannt, da nutze ich dann die Farben aus den Logos.
Ich finde es auch wichtig, Pausen und besondere Ereignisse, wie das Gruppenfoto schon mit aufzuführen. Gerade eine gute Planung des Gruppenfotos im Vorfeld entspannt.
Übersichtlichkeit und Zurechtfinden
Eine gute Ausschilderung ist wichtig. Besonders, wenn man nicht alleine in einer Location ist. Den Eingangsbereich und den Check-In sinnvoll zu gestalten, hilft. Platz für Give Aways von Sponsoren und Material von Teilnehmenden einplanen. Ich nutze seit einiger Zeit farbiges Kreppband. Das lässt sich leicht wieder loslösen.
Danke sagen!
Oft werden die Menschen vergessen, die wir kaum wahrnehmen, der Service. Einen Hut für das Servicepersonal vom Haus aufzustellen, auch an die Geister im Hintergrund zu denken, ist einfach positiv.
Am Schluss nochmals alle, die am Erfolg des Barcamps mit auf die Bühne zu holen, gibt nicht nur schöne Bilder, sondern ist einfach ein guter Stil und Wertschätzung.
Ich habe die beiden Barcamps die Feedbackrunde mit zwei Fragen strukturiert:
- Was nehmt ihr vom Barcamp mit (Wollt es umsetzten)?
- Was können wir beim nächsten Mal besser machen?
Nachhaltigkeits Barcamp Oberland 2024
MelanomInfo Barcamp 2024