Gäbe es die letzte Minute nicht, so würde niemals etwas fertig.
Mark Twain
Priorisieren – Was soll ich zuerst tun?
Die Frage wird mir regelmäßig gestellt. Wir stehen uns oft selbst im Weg, weil wir uns einen Berg von Arbeit, Projekten oder To Dos vornehmen. Egal, ob es in der Planung unserer Selbstständigkeit, Gründung oder im Arbeitsalltag ist.
Wie bekomm’ ich meine Aufgaben organisiert, priorisiert?
Ich bin eine Freundin von Post its. Ich würde als Erstes alle Aufgaben auf Post-its aufschreiben. Für jede Aufgabe ein Post-it. Egal wie klein oder umfangreich. Ich sortiere Aufgaben teilweise schon vor, in dem ich verschieden farbige Post-it nutze. Dann bekomme ich eine bessere Übersicht, als wenn Aufgaben virtuell vorliegen.
Wie entscheide ich mich, was Priorität hat?
Manchmal würfel ich auch. Na ja, nicht wirklich. Aber wenn ich mich so gar nicht entscheiden kann, dann gibt es diesen Würfel :-)
Fragen, die Euch helfen können:
Dringlichkeit & Wichtigkeit
- Was passiert, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige?
- Gibt es eine Deadline oder einen externen Druck?
- Welche Aufgaben haben den größten Einfluss auf meine langfristigen Ziele?
- Welche Aufgaben bringen schnelle Erfolge (“Quick Wins”)?
Impact & Nutzen
- Welche Aufgabe bringt den größten Mehrwert für mein Unternehmen/meine Kunden?
- Welche Aufgabe zahlt direkt auf meine Unternehmensziele ein?
- Welche Aufgabe sorgt für mehr Effizienz oder spart langfristig Zeit/Geld?
Ressourcen & Aufwand
- Wie viel Zeit und Energie kostet diese Aufgabe?
- Kann ich sie delegieren oder automatisieren?
- Brauche ich für diese Aufgabe externe Unterstützung oder bestimmte Tools?
Motivation & Leidenschaft
- Macht mir diese Aufgabe Spaß oder fühlt sie sich nur wie eine Pflicht an?
- Gibt es Aufgaben, die mich langfristig motivieren und inspirieren?
- Welche Aufgabe würde ich am liebsten sofort abhaken?
Strategische Relevanz
- Passt diese Aufgabe zu meiner aktuellen Unternehmensstrategie?
- Welche Aufgabe hilft mir, Engpässe oder Probleme nachhaltig zu lösen?
- Gibt es Projekte, die ich erst abschließen muss, bevor ich andere angehe?
Welche Methoden könnten mich bei der Entscheidung unterstützen?
Ich hab erst vor kurzem einen Blogartikel verfasst, wie eure Werte eine hilfreiche Entscheidungshilfe sein können.
Ihr seid Euch schon sehr klar, welche Werte für Euch relevant sind? Habt euch vielleicht schon mit Eurer Werte-Pyramide oder Werte-Dreieck beschäftigt? Dann könnt Ihr die Euch gestellte Frage zur Entscheidung mit euren Werten abgleichen.
Das Eisenhower-Prinzip funktioniert auf Basis von zwei Achsen: Waagerecht unterscheidet ihr Aufgaben nach Wichtigkeit (wichtig, unwichtig), senkrecht nach ihrer Dringlichkeit (eilig, nicht eilig).
So entsteht eine einfache Matrix mit vier Bereichen. In diese vier Quadrate werden die einzelnen, zu erledigenden Aufgaben der To-Do-Liste eingetragen (siehe Grafik)
Das Ergebnis ist die sogenannte Eisenhower-Matrix. Das einfache Prinzip der vier Quadranten reicht oft schon aus, um klare Prioritäten setzen zu können, die eigene Produktivität zu steigern und einen effizienten Workflow zu erzielen.
Eat the Frog Methode, von Brian Tracy ins Leben gerufen:
- Den Frosch identifizieren: Finde die anspruchsvollste Aufgabe
- Den Frosch essen: gehe zuerst die schwierigste, bzw. die schwierigen Aufgaben an
- Werde es zu deiner täglichen Strategie: Wende die Methode jeden Tag an
Edison entwickelte in den 1950er Jahren die ABC-Methode um Aufgaben zu priorisieren. Basierend auf dem dem Pareto-Prinzip, dass 20 % des Inputs häufig 80 % des Outputs ausmachen, hilft die Methode das wirklich wichtige zu identifizieren.
Die bewerteten Objekte werden nicht einfach nach dem Pareto-Prinzip in die berühmten 20 % und den Rest gepackt – oh nein! Hier haben wir das ABC der Kategorien: A für die absoluten Stars mit maximaler Wichtigkeit, C für die lästigen Aufgaben mit minimaler Relevanz, und B für die nicht so dringenden, aber wichtigen dazwischen, die sich irgendwo zwischen 10 und 40 % tummeln!
Fixe Termine (Time-blocking) und Time-boxing
Time Blocking ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der du deinen Tag in Zeitblöcke einteilst, die jeweils für eine spezifische Aufgabe oder Aufgabengruppe vorgesehen sind.
Beim Time-boxing legst du eine feste Zeitspanne für die Bearbeitung einer Aufgabe fest und du versucht, so viel wie möglich innerhalb dieses Zeitrahmens zu erledigen.
Und, wie priorisiert ihr nun?
Ich würde mich freuen, wenn ihr mir eure besten Methoden mitteilt. Was funktioniert bei euch?
Dieser Beitrag ist erneut im Schreibclub von Doris Schuppe entstanden. Das ist für mich ein Fix-Punkt, bei dem ich mir die Zeit nehme, zu schreiben.