Beitrag zur Blogparade „Meine liebsten Tools für strukturiertes Arbeiten“ von Claudia Gabel

Strukturiertes Arbeiten: Arbeite ich strukturiert? Und welches Handwerkzeug nutz ich dafür?

Für mich ist eine Blogparade und die Fragen dazu, oft auch ein Anlass, mich mit einem Thema, dass mir so selbstverständlich vorkommt, intensiver und tiefer zu beschäftigen. So auch mit strukturiertes Arbeiten.

Arbeite ich strukturiert?

Ich bin erst einmal auf die falsche Fährte gelaufen: Beim Titel hab ich als Gründungs- und Kommunikations-Coach mehr die persönliche (Arbeits)-Struktur im Blick gehabt. Bei den Fragen geht es dann ganz klar um diese Tools.

Arbeite ich strukturiert?

Auch wenn ich auf den ersten Blick sehr viel Kreativität und für Außenstehende auf den ersten Blick auf meinen Arbeitsplatz, Chaos vermittle, bin ich sehr strukturiert. Ich habe lange gebraucht, herauszufinden, wie viel und welche Struktur mir guttut und mich in meinem Tun nach vorne bringt.

Ich brauche meine bunten Post-its, die ich gerne bei Erledigung der Aufgabe zerknülle, als haptisches Erfolgserlebnis. Meine Farbcodes ziehen sich vom analogen Jahreskalender, über meinen selbst gestalteten und entwickelten Wochenplan, bis hin zu meinem Filofax, durch. Die gibt es dann auch wieder in meinen Office-Kalender in Outlook. Ja, auch ich habe einen digitalen Kalender, der ist aber nur Ergänzung und nicht Mittel zum Zweck.

Gerne schick ich Euch meinen Wochenplan als PDF zum Ausdrucken zu. Ich hab ihn auf DIN A3 ausgedruckt und gestalte ihn mit Post-its auch für das Datum jede Woche neu. So brauch ich nicht jede Woche ein neues Blatt. Auch meine Praktikanten bekommen den Wochenplan, diesmal als DIN A4 Ausdruck von mir. Da sind alle Termine, bei denen ich nicht da bin oder in einem Meeting, eingetragen. Ebenso die täglichen Ziele, die ich für sie eingeplant habe. So haben sie schon eine Tagesstruktur und können sich besser organisieren.

Die Fragen zur Blogparade „Strukturiertes Arbeiten“

Welche digitalen Tools nutzt du täglich für dein Business?

Ohne Canva, der Meta Business Suite, Office365 mit vor allem OneNote ging gar nichts. Dazu schätze ich den Austausch in unserem Online-Coworking-Space Cowirk, der auf Discord läuft und unseren mittwöchlichen Schreibclub, der auf Gathertown eingerichtet ist. Meine Livestreams organisiere ich über Streamyard. Leider haben die ihre Preise so angezogen, aber ich teile mir nun mit einer Kollegin den Account, was für uns beide sehr harmonisch funktioniert.

Auf dem iPad nutze ich sehr oft Paper53. Damit mache ich meine Sketchnotes und das schon über 10 Jahre. Ich hab zwar schon ein paar andere Zeichenprogramme getestet, wie z.B. Procreate, mit dem viele meiner Kolleginnen ihre Sketchnotes erstellen, aber das passt nicht zu mir.

Warum hast du dich für genau diese Tools entschieden?

Canva nutze ich schon fast so lange, wie es auf dem Markt ist. Ich bin sozusagen Power-Userin, gebe dazu Schulungen und richte Canva mit Vorlagen für Organisationen, die Canva meist als Non-Profit nutzen, ein.

Erst war Canva nur für mobile schnelle Grafiken meine Wahl, mittlerweile (und das schon gut 5-6 Jahre) ist es nun mein fast meistgenutztes Programm. Wie abhängig davon geworden bin, hab ich vor ein paar Monaten gemerkt, als Canva für mehrere Stundne OFF war.

Viele wissen nicht, dass ich meine Ordner und Datei-bennenung, wie am Rechner in Canva (Pro) wunderbar darstellen kann und wenn ich meine Grafiken, auch die Seiten innerhalb einer Grafik ordentlich benenne, dann habe ich meine Dateien schon beim Download korrekt benannt. Dazu hat Canva eine sensationelle Suche nach Schlagworten, die greift sogar in die Texte von Grafiken zu.

Office365 nutz ich eigentlich schon immer. Ich habe zu Beginn meiner Selbstständigkeit mal kurz einen Ausflug zu Open Office gemacht. Aber das war so gar nicht meins. Ich hab damit gearbeitet, seit es auf dem Markt ist und ich kann aus meiner Angestelltenzeit noch einiges, was echt hilfreich ist (Serienbriefe, Vorlagen, etc.)

Paper53 hab ich damals bei einem Fernsehbericht über die Schwester von Felix Neureuther entdeckt. Sie hatte Bilder von Menschen mit den Fingern gezeichnet und auf Lebensgröße ausdrucken lassen. Seit dem einfach mein Tool. Dazu kann ich auch hier in Notizbüchern meine Sketchnotes dokumentieren. Ich kann auf die Notizen aller meiner seit 2013 besuchten Konferenzen und Barcamps zugreifen.

Welche Tools haben sich für dich als unnötig oder überbewertet erwiesen?

Ich habe während Corona zahlreiches auf AppSumo erworben. Da liegt vieles nun auf Halde. Auch mach ich nur noch einen Bruchteil der Online-Meetings, wie zu Corona-Zeit. Conzept-Board, Miro und andere Tools, die super praktisch sind, nutz ich nur noch sehr rudimentär.

Strukturiertes Arbeiten

Diesen Beitrag hab ich heute im Schreibclub von Doris Schuppe angefangen.

Die Grafik hab ich in Canva erstellt.

Die Zeichnung dazu habe ich auf Paper53 gezeichnet.

Der Blogbeitrag ist ein Beitrag zur Blogparade von Claudia Gabel. #ToolsBlogparade

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